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Objectifs de la formation

Comprendre les concepts de base de Box et ses enjeux pour la gestion documentaire

Apprendre à organiser, partager et sécuriser des fichiers et dossiers avec Box

Gérer les droits d'accès et la collaboration au sein de l’équipe ou de l’entreprise

Exploiter les fonctions avancées : automatisation, intégrations et collaboration en temps réel

Programme

Jour 1Introduction à Box et organisation de l'espace de travail

Découverte de la plateforme Box : interface, navigation, création du compte. Présentation des concepts fondamentaux : structure des dossiers, arborescence et organisation des fichiers. Utilisation des espaces de travail et création de groupes. Explication des différents types d’utilisateurs et affectation des rôles. Bonnes pratiques d’organisation pour retrouver rapidement les documents et garantir la conformité documentaire. Ateliers pratiques : création et organisation d’un espace de travail conforme à une activité professionnelle réelle.

Jour 2Partage collaboratif et gestion des accès

Comprendre le partage des fichiers et des dossiers : liens partagés, invitations par email, permissions granuleuses (lecteur, éditeur, téléchargeur, uploader, etc.). Mise en place des politiques de sécurité et justification de l’importance de leur application dans l’entreprise (RGPD, confidentialité). Suivi des activités et gestion des notifications pour garantir la traçabilité des échanges. Pratique : mise en place d’une procédure de partage sécurisé dans une équipe.

Jour 3Processus avancés, automatisations et intégrations

Découverte des extensions et intégrations populaires (Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce). Utilisation des tâches et des commentaires pour le suivi de projets en temps réel. Introduction à Box Relay pour automatiser des tâches répétitives : workflows d’approbation, rappels réguliers, archivage automatique. Présentation des fonctions de recherche avancée, historique des versions et récupération de données supprimées. Démonstrations et exercices : créer un workflow d’approbation de document, connecter Box à un outil tiers pour fluidifier la gestion de l’information.

Méthode d'évaluation

QCM de validation des acquis en fin de formation
Études de cas et réalisations de scénarios d’entreprise durant la session

Méthode d'apprentissage

Démonstrations détaillées sur Box
Travaux pratiques individuels et en sous-groupes
Supports numériques et guides pas-à-pas remis
Cas pratiques en lien avec le secteur d’activité des participants

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