Comment monter un organisme de formation en 2025 : Guide pratique étape par étape

Pourquoi créer un organisme de formation en 2025 ?

L’envie d’accompagner la montée en compétence, le besoin de donner du sens à son activité ou la volonté d’apporter une nouvelle offre pédagogique sont les principales motivations des créateurs d’organisme de formation. En 2025, l’essor des métiers du digital, l’évolution du financement (CPF, OPCO) et la valorisation du développement de compétences font de ce projet une réelle opportunité, à condition de maîtriser les prérequis réglementaires et le contexte concurrentiel.

Étape 1 : Définir son positionnement et étudier le marché

Avant d’entamer les démarches, il est indispensable de clarifier votre spécialité (formations techniques, soft skills, langues…), votre public cible (salariés, demandeurs d’emploi, indépendants…) et votre modèle (présentiel, distanciel, blended learning). Réalisez une étude de marché : analysez la concurrence, évaluez la demande locale et nationale, identifiez les partenaires potentiels et repérez les carences dans l’offre existante.

• Analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces)
• Étude des besoins en compétences des entreprises locales
• Consultation d’entreprises et d’apprenants potentiels
• Analyse des tendances : digital learning, microlearning, IA

Étape 2 : Élaborer votre offre et votre ingénierie pédagogique

Construisez des programmes de formation cohérents, articulés autour d’objectifs pédagogiques clairs et mesurables. Privilégiez l’apprentissage actif, les outils numériques (LMS, classes virtuelles, IA pour l’animation des parcours) et anticipez la demande des financeurs, très sensibles à la mesure de l’impact et à la traçabilité des résultats (évaluations, certifications, badging numérique).

• Structuration des modules : contenus, méthodes, évaluations
• Choix des intervenants/experts et qualification des formateurs
• Digitalisation de la formation : plateformes, outils collaboratifs
• Méthodes d’évaluation : quiz, études de cas, mises en situation

Étape 3 : Créer votre structure juridique

Vous pouvez créer un organisme de formation sous différents statuts (auto-entrepreneur, SARL, SAS…). Le choix dépend du modèle économique, du nombre d’associés, de la volonté de croissance et de la fiscalité. Dès que votre structure est immatriculée, vous obtenez un SIRET indispensable pour la suite des démarches.

• Sélection du statut juridique adapté : auto-entreprise, micro-entreprise, SASU, SARL…
• Rédaction des statuts, dépôt du capital (hors micro-entreprise), ouverture d’un compte pro
• Immatriculation au Greffe/CCI, obtention du K-bis

Étape 4 : Obtenir le numéro de déclaration d’activité (NDA)

Toute structure dispensant de la formation doit demander un numéro de déclaration d’activité auprès de la DREETS. Cette démarche est obligatoire, même si vous ne proposez qu’une seule formation. Délai de traitement : environ un mois. Conditions : avoir un premier contrat ou une première convention de formation signée et transmettre un dossier comportant statuts, justificatifs et programme détaillé.

• Préparer et envoyer le dossier à la DREETS dans les 3 mois suivant le début de l’activité
• Attendre le retour de la DREETS (acceptation, compléments ou refus motivé)
• Afficher le NDA sur l’ensemble de vos documents officiels et supports de communication

Étape 5 : Se mettre en conformité Qualiopi (indispensable en 2025)

Depuis 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour accéder aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, Région…). En 2025, les contrôles se renforcent sur la transparence, la gestion des dossiers, la qualité de l’accueil et la digitalisation des process. Préparez dès le départ vos procédures qualité, concevez des outils de suivi et choisissez bien votre certificateur pour obtenir le précieux sésame.

• Déployer les 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi adaptés à votre structure
• Organiser des documents preuves : processus, feuilles d’émargement, questionnaires d’évaluation
• Planifier un audit initial auprès d’un certificateur agréé, prévoir l’audit de surveillance à 18 mois
• Sensibiliser et former l’équipe sur l’approche qualité

Étape 6 : Construire votre business plan & stratégie commerciale

Un business plan solide intègre la projection de chiffre d’affaires, une estimation des charges (salaires, locaux, outils numériques, marketing), l’identification de vos cibles commerciales (entreprises, particuliers, prescripteurs) et une stratégie claire d’acquisition : prospection, référencement web, réseaux sociaux, partenariats, appels d’offres… En 2025, la visibilité sur internet et la réassurance grâce aux témoignages seront déterminantes.

• Référencement local et national (Google, LinkedIn, annuaires spécialisés)
• Développement d’un site internet performant et conforme RGPD
• Valorisation de la satisfaction client : avis, vidéos, certifications
• Relances régulières auprès des financeurs et entreprises cibles

Étape 7 : Recruter et former vos équipes

La qualité des intervenants est le garant de votre réputation. Sélectionnez des formateurs non seulement experts de leur domaine, mais aussi capables d’animer des groupes hybrides (présentiel/distanciel), maîtrisant outils digitaux et pédagogie active. Investissez dans la formation continue des équipes, tant sur les méthodes pédagogiques innovantes que sur les enjeux réglementaires (RGPD, documents obligatoires…).

Étape 8 : Digitaliser et piloter votre organisme de formation

L’intégration du digital est désormais incontournable. En 2025, adoptez des solutions LMS cloud pour piloter vos sessions, les parcours individualisés et la production des documents Qualiopi. Automatisez les relances, utilisez l’IA pour personnaliser le suivi et simplifiez la gestion administrative depuis un CRM dédié. Le pilotage par les datas (taux de satisfaction, d’assiduité, d’insertion) devient un avantage marketing.

• Solutions de gestion LMS compatibles Qualiopi
• Respect du RGPD et sécurisation des données
• Tableaux de bord pour le suivi des indicateurs qualité et commerciaux

Étape 9 : Financer et pérenniser votre organisme

En plus de l’autofinancement et des crédits bancaires, explorez les aides à la création d’entreprise, l’accompagnement Bpifrance, les subventions régionales et les concours à l’innovation pédagogique. Dès les premiers mois, diversifiez vos recettes (BtoB, BtoC, sous-traitance, digital learning) et accroissez la valeur perçue en obtenant labels, certifications complémentaires et partenariats structurants.

En conclusion : Les 5 erreurs à éviter en 2025

• Négliger la conformité réglementaire (NDA, Qualiopi, RGPD)
• Sous-estimer l’investissement initial en temps, énergie et ressources
• Proposer des contenus trop généralistes et non différenciés
• Oublier la valorisation digitale et la fidélisation des clients
• Se passer d’une veille constante sur les tendances pédagogiques et technologiques

FAQ : Vos questions sur la création d'organisme de formation

• Puis-je créer un organisme de formation sans diplôme ? : Oui, il n’y a pas d’exigence de diplôme pour le dirigeant, mais les formateurs doivent être qualifiés.
• Combien coûte la certification Qualiopi ? : Entre 900 € et 2 500 € selon la taille et le certificateur.
• Quels sont les délais pour monter l’organisme ? : Prévoyez 3 à 6 mois de démarches et de préparation avant votre première formation.

Ressources utiles et liens pratiques

• Service Public : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31629
• Démarches NDA : https://dreets.gouv.fr/
• Certification Qualiopi : https://www.francecompetences.fr/qualiopi/