Comment obtenir la certification Qualiopi en 2025 ? Guide complet et actualisé

Qualiopi : un passage obligé pour la formation professionnelle en 2025

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi s’impose à tous les prestataires de formation qui souhaitent accéder aux financements publics et mutualisés. En 2025, la réglementation s’est encore renforcée autour des exigences qualité, impliquant une rigueur accrue dans la préparation à la certification et au maintien de celle-ci. Destinée à fiabiliser la qualité des actions de formation, la marque Qualiopi est désormais un incontournable pour tous les acteurs du secteur.

Les prérequis à la certification Qualiopi

Avant de démarrer le dossier, l’organisme de formation doit s’assurer de remplir certains prérequis administratifs et organisationnels : être déclaré en tant qu’OF, avoir un numéro de déclaration d’activité (NDA), et disposer d’un système de gestion documentaire permettant de tracer les actions de formation dispensées.

• Disposer d’un numéro de déclaration d’activité (NDA)
• Avoir une offre de formation formalisée (programme, contenu, modalités d’évaluation)
• Mettre en place un suivi administratif conforme (conventions, émargements, attestations)
• Adopter des processus qualité internes : recueil des attentes, gestion des évaluations, traitement des réclamations

Comprendre les 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi en 2025

Le Référentiel National Qualité (RNQ) est structuré autour de 7 critères et 32 indicateurs pour les organismes proposant de la formation, de la VAE, de l'apprentissage ou du bilan de compétences. En 2025, les exigences sur certains indicateurs (notamment la personnalisation des parcours et le suivi post-formation) ont été renforcées, imposant une démonstration concrète de l’engagement qualité.

• Critère 1 : Informer le public sur les prestations proposées
• Critère 2 : Adapter les prestations aux profils et besoins des bénéficiaires
• Critère 3 : Adapter l’accueil, le suivi et l’évaluation des bénéficiaires
• Critère 4 : Former et accompagner les formateurs et intervenants
• Critère 5 : S’inscrire dans l’environnement professionnel
• Critère 6 : Améliorer continuellement les prestations
• Critère 7 : Respecter les exigences légales et réglementaires

Étapes clés pour obtenir la certification Qualiopi

La démarche qualité est à la fois structurante et évolutive. Pour optimiser ses chances de réussir l’audit Qualiopi dès 2025, l’organisme doit suivre plusieurs étapes incontournables, depuis le diagnostic initial jusqu’à l’audit sur site, puis la mise en place de correctifs si nécessaire.

• 1. Réaliser un diagnostic interne (audit à blanc)
• 2. Constituer un dossier documentaire exhaustif (preuves, procédures, trames)
• 3. Choisir un organisme certificateur accrédité (liste officielle COFRAC)
• 4. S’inscrire à l’audit et valider le devis
• 5. Réaliser l’audit initial avec l’auditeur désigné
• 6. Mettre en œuvre les actions correctives demandées (si non-conformités)
• 7. Obtenir la décision de certification et la publier
• 8. Organiser le suivi et les audits de surveillance (tous les 18 mois en moyenne)

Conseils pratiques pour réussir son audit Qualiopi en 2025

L’audit Qualiopi est exigeant. Une bonne préparation est essentielle pour éviter les non-conformités majeures ou mineures et obtenir rapidement la certification. Adopter une veille documentaire, recueillir les retours des bénéficiaires, et impliquer l’ensemble des équipes facilitent la réussite.

• Mener régulièrement des audits à blanc pour identifier les axes d’amélioration
• Adopter des outils numériques pour la gestion documentaire et le suivi pédagogique
• Former ses équipes aux exigences du référentiel
• Mettre à jour son offre de formation et ses process selon les retours et nouveautés 2025
• Impliquer bénéficiaires et parties prenantes dans la démarche d’amélioration continue

Coût, durée et renouvellement de la certification Qualiopi

Le coût d’une certification Qualiopi varie entre 900 et 3000 euros selon la taille de la structure et la complexité de l’offre (mono ou multi-sites, nombre de types d’actions). La certification est valable 3 ans avec un audit de surveillance à mi-parcours, et un renouvellement intégralement accompagné d’un nouvel audit.

Les évolutions prévues pour Qualiopi en 2025

En 2025, le RNQ Qualiopi continue d’évoluer. Les audits intègrent davantage la lutte contre le plagiat des contenus, la digitalisation de la gestion de la qualité, ainsi que plus d’exigences en termes d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap. De nouvelles obligations de transparence sont également introduites quant aux taux de satisfaction et d’insertion des bénéficiaires.

FAQ : Vos questions sur Qualiopi en 2025

• Est-il possible de se faire accompagner ? Oui, de nombreuses sociétés et consultants proposent un accompagnement personnalisé avec des packs documents et des simulations d’audit.
• Peut-on mutualiser la certification entre plusieurs entités ? Non, chaque entité juridique doit être certifiée individuellement.
• Existe-t-il des aides financières pour la certification ? Oui, certaines régions et OPCO proposent des aides ou des subventions pour les démarches qualité.
• Quel est le délai pour obtenir la certification ? Généralement entre 2 et 6 mois, selon la disponibilité du certificateur et du niveau de préparation de l’organisme.

Conclusion : L’obtention de Qualiopi, un enjeu stratégique pour 2025

Préparer et obtenir la certification Qualiopi est plus que jamais indispensable pour les organismes de formation en 2025. Au-delà de l’accès aux financements, c’est un gage de confiance, de sérieux et de cohérence dans une démarche qualité exigeante et évolutive. Se donner du temps, impliquer les équipes et rester à jour sur les évolutions réglementaires reste la meilleure stratégie pour réussir.